Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten an unserer Schule

Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13 und Art. 14 EU-DSGVO für betroffene Personen zur Datenerhebung bei der Schüleraufnahme

Allgemeine Hinweise

Sie sind nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) und § 1 Schulgesetz für Baden-Württemberg (SchG) verpflichtet, die personenbezogenen Daten auf dem Schüleranmeldebogen der Schule gegenüber anzugeben, weil für die Schule die Verarbeitung dieser Daten zur Sicherstellung der Beschulung, insbesondere zur Erfüllung des Erziehungs-und Bildungsauftrags der Schule, erforderlich ist.

Befinden sich auf dem Schüleranmeldebogen mit „*) Angaben freiwillig“ gekennzeichnete Angabenfelder, so sind die hier zu machenden Angeben freiwillig, das heißt Sie müssen diese Daten nicht angeben. Die Daten erleichtern aber beispielsweise eine Kontaktaufnahme mit Ihnen. Mit der Angabe dieser Daten erteilen Sie zugleich Ihre Einwilligung in deren Verarbeitung durch die Schule.

Datenschutzrechtliche Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:
Gewerbliche Schulen Waldshut, Friedrichstraße 22, 79761 Waldshut-Tiengen

Schulleiter:
Frank Decker

stellv. Schulleiter:
Albrecht Müller

Datenschutzbeauftragter:
Markus Helmle vom Regierungspräsidium Freiburg (datenschutz-oeffentliche-schulen@rpf.bwl.de)

Zweck der Verarbeitung der oben von Ihnen angegebenen Daten ist die Sicherstellung der Beschulung, insbesondere die Erfüllung des gesetzlichen Erziehungs- und Bildungsauftrages der Schule. Hierzu zählen: Verwalten von Schülerdaten, Daten von Erziehungsberechtigten, Daten von Mitarbeiter von Ausbildungsbetrieben, Erstellen und Drucken von Zeugnissen, Formularen, Listen, Serienbriefen, Zeugnissen, Unterrichtsverwaltung.

Soweit die Verarbeitung der mitgeteilten Daten nicht auf der oben genannten gesetzlichen Grundlage erfolgt, haben Sie durch die Angaben auch zu den mit einem (*) gekennzeichneten Merkmalen Ihre Einwilligung in der Datenverarbeitung erklärt. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit gegenüber der Schule widerrufen, wobei die bis zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgte Verarbeitung der betroffenen Daten weiterhin rechtmäßig bleibt.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten von Schülerinnen und Schüler und deren Erziehungsberechtigten sowie Mitarbeiter von Betrieben:
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) und § 1 Schulgesetz für Baden-Württemberg (SchG).

Näheres zur konkreten Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Schulen ist in der Verwaltungsvorschrift "Datenschutz an öffentlichen Schulen" geregelt.

Empfänger der erhobenen Daten:
Gewerbliche Schulen Waldshut

Datenübermittlung innerhalb der Schule für weitere Zwecke:
Übermittlung von Name und Geburtsdatum ins pädagogische Netz der Gewerblichen Schulen Waldshut zur User-Generierung, Übermittlung von Name und Vorname zur Generierung einer Schul-Emailadresse auf schuleigenen Servern.

Im Falle einer Fortsetzung der Ausbildung an einer anderen Schule werden folgende Daten an die aufnehmende Schule übermittelt (Schülerüberweisung):
Vorname, Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Religionszugehörigkeit, Geschlecht.

Weitere Empfänger personenbezogener Daten während des Schulverhältnisses können bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen ohne eine gesonderte Einwilligung für die Datenübermittlung üblicherweise sein:
staatliche Schulaufsichtsbehörden, andere öffentliche Schulen, gegebenenfalls zuständiges Förderzentrum, zuständiges Gesundheitsamt (Landkreis, Stadtkreis) bei verpflichtenden schulärztlichen Untersuchungen, zuständiges Jobcenter / zuständige Agentur für Arbeit, Schulträger.

Für die Löschung der Daten gelten die Fristen der Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“. Hier sind folgende Punkte festgelegt: Die erhobenen Daten werden spätestens nach zwei Jahren nach Ausscheiden aus der Schule gelöscht, außer wenn Grund zur Annahme besteht, dass durch sie schutzwürdige Interessen der Schülerinnen und Schüler beeinträchtigt würden.

Ein schutzwürdiges Interesse besteht für folgende Daten: Daten von Betroffenen, die für Nachweise gegenüber den Rentenversicherungsträgern notwendig sind, z. B. der Zeitpunkt der Beendigung der Schulausbildung, in welchen Zeiträumen bestimmte Schulen und/oder Klassen besucht worden sind, Daten, die für die Durchführung von Jubiläumsveranstaltungen, Ehemaligentreffen usw. benötigt werden, z. B. Listen über Betroffene bzw. Karteien der Abschlussklassen, Daten von Betroffenen, die für den Ersatz von abhanden gekommenen oder vernichteten Abschlusszeugnissen, Abgangszeugnissen bzw. von Zeugnissen, die beim Verlassen einer Schule auch ohne Teilnahme an einer Prüfung erteilt wurden, notwendig sind. Diese Daten werden gemäß VwV „Datenschutz an öffentlichen Schulen“, Abschnitt 2.5.3, gesperrt und spätestens nach 50 Jahren, nachdem die Betroffenen die Schule verlassen haben, gelöscht.

Bei Prüfungen, z.B. Klassenarbeiten, an den Gewerblichen Schulen Waldshut müssen folgende personenbezogenen Daten angegeben werden:
Name, Vorname, Klasse

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:
s.o. Empfänger der Daten ist die prüfende Lehrerin bzw. der prüfende Lehrer. Diese Daten werden spätestens Ende des jeweils nächsten Schuljahres gelöscht bzw. vernichtet.

Bei der Bestellung von Kaufbüchern werden zum Zweck der Kontrolle des Zahlungseingangs folgende personenbezogenen Daten an das Landratsamt Waldshut übermittelt:
Name, Vorname, bestellte Bücher, Kaufpreis

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:
s.o.

Bei der Einrichtung von cloud-basierten IT-Services für Unterrichtszwecke werden folgende personenbezogenen Daten an den jeweiligen Dienstleister übermittelt:
schulische E-Mail-Adresse

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:
s.o.

Jedes Einloggen ins pädagogische Netz wird elektronisch dokumentiert. Es werden folgende personenbezogene Daten gepeichert:
Username, Einloggzeitpunkt. Mit dem Ablauf von 4 Wochen werden die Daten wieder gelöscht. Die gespeicherten Daten können von der Schulleitung oder von Behörden, z.B. im Falle einer Verfolgung von Straftaten, eingesehen werden.

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:
s.o.

Die Datenerhebung bei der Schüleraufnahme ist zwingend erforderlich, damit die Schule ihren Erziehungs- und Bildungsauftrag erfüllen kann. Bei Nichtbereitstellung der Daten kann eine betroffene Person nicht an der Schule aufgenommen werden, nicht unterrichtet werden und keine Schulabschlüsse und Zeugnisse ausgestellt bekommen.

Wichtige Informationen über Betroffenenrechte

Sie haben als von einer Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person folgende Rechte:

• Gemäß Artikel 7 Absatz 3 EU-DSGVO können Sie Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

• Gemäß Artikel 15 EU-DSGVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

• Gemäß Artikel 16 EU-DSGVO können Sie die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.

• Gemäß Artikel 17 EU-DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

• Gemäß Artikel 18 EU-DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen oder wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.

• Gemäß Artikel 21 EU-DSGVO können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dieses Widerspruchsrecht ist das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer uns übertragenen Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten Ihrer Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

• Gemäß Artikel 20 EU-DSGVO können Sie Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit).

• Gemäß Artikel 77 EU-DSGVO können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden. In Baden Württemberg ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.